איך לשפר ולייעל ניהול פרויקטים
לנהל פרויקט זה דבר שעשוי להיות מורכב למדי. למרות זאת ניהול פרויקטים הוא מיומנות שלעתים קרובות מתעלמים ממנה או שלא נותנים לה את הכבוד הראוי. מבחינה מעשית, חשוב למנהלים להיות מסוגלים לנהל את זמנם בצורה יעילה ואפקטיבית כדי שיוכלו להתעדכן בפרויקטים שלהם ולפקח עליהם בצורה הטובה ביותר.
איך לשפר ניהול פרויקטים
ישנן דרכים רבות בהן ניתן לשפר ניהול פרויקט. הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לתעדף את המשימות העומדות לרשותך. ייתכן שתרצה גם לשקול לתכנן את זרימות העבודה, הכלים והתהליכים הנוכחיים שלך לפני ביצוע שינויים כלשהם. קבלת תמונת מצב קיימת יכולה להיות התחלה טובה, לשינוי רב עוצמה.
דרך חשובה לא פחות היא הגדרת המטרה. ניהול פרויקטים לא יתנהל בצורה משביעת רצון או אופטימלית, במידה שהמטרה מעורפלת או שמנסים להשיג יותר מידי מטרות, עם פחות מידי משאבים. מאוד רצוי להגדיר מטרה, שתהיה ספציפית וניתנת למדידה. זה גם צריך להיות בר השגה בתוך מסגרת זמן נתונה.
לאחר שהמטרה מוגדרת, הגיע הזמן לפרק אותה ליעדים קטנים יותר וניתנים לניהול. מטרות אלו צריכות להיות מוגדרות במונחים של אבני דרך שיש להשיג במהלך ציר הזמן של הפרויקט ומשימות שיש להשלים בכל אבן דרך. לאחר הגדרת אבני הדרך והמשימות, אפשר להתחיל לתכנן כיצד להגיע אליהם בצורה הטובה ביותר תוך התחשבות בהיבטים שונים כמו זמן, עלויות, משאבים, מערכות מידע, הון אנושי, מערכות תמיכה וכו'.
דגש ושמו תכנון ושליטה
כדאי להבהיר דגש נוסף. ניהול פרויקט מחייב תהליך משולב של תכנון, ארגון ושליטה במשאבים (כדי לעמוד ביעדים). זהו תהליך מורכב הכולל לעיתים לא רק את בעל העסק אלא מנהלים בכירים וכן בעלי תפקידים שאפשר להאציל עליהם משימות. שיתוף פעולה בין מחלקות שונות עשוי להיות הכרחי, בארגונים גדולים.
חשוב שלבעל העסק או למנכ"ל החברה תהיה הבנה ברורה של המטרות והיעדים. אבל מלבד זאת, הם צריכים לנהל סדר יום, להתעדכן בקביעות ולשלוט בתוכנית העל ובפיקוח על הכפופים להם. צריך להגדיר נתיבים של שיתופי פעולה ושיתוף במידע, לטובת הפרויקט שעל הפרק. זקוקים לטיפים נוספים בנושא ניהול פרויקטים או לליווי עסקי צמוד? עורכת דין אריאלה וולף מעמידה לרשותכם ניסיון עשיר בנושא זה.